Privacy Policy

La presente Privacy Policy descrive come Quelim (un marchio di Merhaba Multiethnic Finest Foods di Kousar Farzana, P.IVA 02609760901) raccoglie, utilizza e protegge le informazioni degli utenti che interagiscono con i nostri servizi di assistente virtuale AI.

1. Chi tratta i tuoi dati, e a che titolo

Quelim ha due ruoli distinti a seconda di chi sei. La distinzione non è formale: cambia a chi devi rivolgerti per esercitare i tuoi diritti.

Se visiti questo sito o sei un cliente Quelim (un'attività che usa il servizio: ristorante, salone, o altro), Quelim è titolare del trattamento. Decide finalità e mezzi del trattamento dei tuoi dati e risponde direttamente delle richieste che gli rivolgi.

Se hai scritto a un'attività che usa Quelim — hai prenotato un tavolo via WhatsApp, hai chiesto un appuntamento — allora il titolare del trattamento è quell'attività, non Quelim. Quelim agisce come responsabile del trattamento per suo conto, sulla base di istruzioni documentate, e non usa quei dati per finalità proprie.

I termini di questo rapporto sono definiti nell'accordo sul trattamento dei dati (DPA) ai sensi dell'art. 28 GDPR. In pratica: se vuoi cancellare i tuoi dati di prenotazione, puoi scrivere all'attività presso cui hai prenotato oppure a noi, e provvediamo per suo conto.

2. Dati raccolti

Quando interagisci con un assistente virtuale Quelim — tramite sito web o WhatsApp — raccogliamo le seguenti informazioni:

Il contenuto dei messaggi che invii all'assistente, le informazioni che fornisci volontariamente (nome, numero di telefono, email, dettagli di prenotazione), e dati tecnici anonimi come il tipo di dispositivo e il canale di comunicazione utilizzato.

Se sei un cliente Quelim (un'attività che sottoscrive il servizio) trattiamo inoltre i dati del tuo account — nome dell'attività, email di registrazione, password in forma cifrata — e i dati di configurazione del servizio (orari, menù o listino, risposte personalizzate). I dati dei tuoi clienti finali che transitano dal servizio sono invece trattati da noi per tuo conto, alle condizioni descritte al punto 1 e nel DPA.

3. Come utilizziamo i dati, e su quale base giuridica

I dati raccolti vengono utilizzati esclusivamente per fornire il servizio di assistenza virtuale richiesto, gestire prenotazioni e appuntamenti, migliorare la qualità del servizio, e contattarti in risposta a richieste specifiche come demo o informazioni.

Quando Quelim è titolare del trattamento (dati dell'account e dei visitatori del sito), la base giuridica è l'esecuzione del contratto o delle misure precontrattuali richieste (art. 6.1.b GDPR), l'adempimento di obblighi di legge — ad esempio contabili — (art. 6.1.c) e il nostro legittimo interesse a far funzionare e proteggere il servizio (art. 6.1.f). Quando invece trattiamo i dati dei clienti finali di un'attività, agiamo come responsabile su istruzione del titolare: la base giuridica di quel trattamento è individuata dall'attività stessa.

Non vendiamo, affittiamo o cediamo i tuoi dati a terze parti per scopi commerciali, e non li utilizziamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

4. Cookie

Utilizziamo esclusivamente cookie tecnici di sessione, strettamente necessari al funzionamento del servizio: servono a mantenerti autenticato nella dashboard e a ricordare la preferenza di tema chiaro/scuro. Non utilizziamo cookie di profilazione, analytics o di terze parti.

Per questi cookie non è richiesto il consenso, ai sensi dell'art. 122 del Codice Privacy e delle Linee Guida del Garante per la protezione dei dati personali del giugno 2021. Per questo non troverai un banner cookie su questo sito: non avremmo nulla da chiederti.

5. Per quanto conserviamo i dati

Ogni categoria di dato ha un tempo di conservazione proprio, che corrisponde a quanto realmente implementato nel servizio:

• Conversazioni (i messaggi scambiati con l'assistente) — 90 giorni dall'invio. Oltre quel termine vengono cancellate automaticamente.
• Prenotazioni e appuntamenti — per la durata del contratto fra Quelim e l'attività presso cui hai prenotato, poi cancellati. Il titolare può conservarne una versione anonimizzata (data, ora, numero di persone, senza dati identificativi) per i propri obblighi contabili.
• Dati di contatto (numero di telefono e nome, usati per riconoscerti fra una conversazione e l'altra) — per la durata del contratto fra Quelim e l'attività.
• Dati dell'account di un cliente Quelim — per la durata del contratto, poi cancellati entro 30 giorni dalla cessazione.

Una richiesta di cancellazione anticipata viene evasa entro 30 giorni, indipendentemente da questi termini.

6. Servizi di terze parti

Il servizio Quelim utilizza i seguenti fornitori tecnologici: Anthropic (Claude — elaborazione AI dei messaggi: il contenuto dei messaggi transita per un modello di intelligenza artificiale che genera le risposte dell'assistente), Meta Platforms (WhatsApp Business Platform — recapito dei messaggi), Neon (database), Vercel (hosting e infrastruttura), Resend (invio email transazionali) e Sentry (monitoraggio degli errori). Ciascun fornitore è soggetto alla propria privacy policy. L'elenco aggiornato dei sub-responsabili, con i Paesi e le garanzie sui trasferimenti fuori dall'Unione europea, è nel DPA.

7. Diritti dell'interessato

In conformità con il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), hai i seguenti diritti sui tuoi dati personali:

• Accesso (art. 15) — ottenere conferma che sia in corso un trattamento e riceverne una copia.
• Rettifica (art. 16) — far correggere dati inesatti o incompleti.
• Cancellazione (art. 17, "diritto all'oblio") — ottenere la cancellazione dei tuoi dati. Disponiamo di una procedura dedicata: indicaci il numero di telefono con cui hai scritto all'assistente e i dati collegati vengono rimossi. Le prenotazioni già registrate vengono anonimizzate anziché cancellate, per non alterare la contabilità dell'attività: restano data, ora e numero di persone, spariscono nome, contatti e note.
• Portabilità (art. 20) — ricevere i tuoi dati in un formato strutturato e di uso comune.
• Opposizione (art. 21) — opporti al trattamento per motivi legati alla tua situazione particolare.
• Limitazione (art. 18) — chiedere che il trattamento sia sospeso mentre una contestazione è in esame.

Per esercitare questi diritti scrivi a team@quelim.com. Rispondiamo entro 30 giorni dalla richiesta. Se i dati riguardano una prenotazione presso un'attività cliente, agiamo per suo conto in qualità di responsabile del trattamento.

Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (art. 77 GDPR).

8. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i tuoi dati da accessi non autorizzati, perdita o divulgazione. Tutte le comunicazioni avvengono tramite connessioni cifrate (HTTPS).

9. Modifiche alla Privacy Policy

Ci riserviamo il diritto di modificare questa Privacy Policy in qualsiasi momento. Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina con aggiornamento della data indicata in cima.

10. Accesso a WhatsApp Business

Quando autorizzi Quelim ad accedere al tuo numero WhatsApp Business tramite Meta, Quelim riceve e processa i seguenti dati:

• Messaggi ricevuti dai tuoi clienti
• Informazioni di contatto dei clienti (nome, numero di telefono)
• Dati delle prenotazioni (data, ora, numero di persone)
• Storico conversazioni

Uso dei dati: Questi dati sono usati ESCLUSIVAMENTE per gestire le tue prenotazioni automaticamente, rispondere ai messaggi dei tuoi clienti, mostrare le prenotazioni nella tua dashboard, e migliorare il servizio Quelim.

Condivisione: I tuoi dati NON sono venduti, scambiati o condivisi con terzi per scopi commerciali.

Revoca: Puoi revocare l'autorizzazione a Quelim di accedere al tuo WhatsApp in qualsiasi momento tramite Meta Business Manager. Una volta revocata, Quelim non avrà più accesso ai tuoi messaggi.

Sicurezza: I tuoi dati sono crittografati in transito e a riposo nel nostro database.

11. Contatti

Per qualsiasi domanda o richiesta relativa a questa Privacy Policy, o per esercitare i diritti descritti al punto 7, puoi contattarci a:
Email: team@quelim.com
WhatsApp: +39 329 753 2414
Sito web: www.quelim.com